Nedoumice i problemi tokom uvođenja ISO 14001:2015

Najčešća shvatanja ljudi  u savremenom poslovanju  koja se vezuju za proces uvođenja ISO standarda svode se na mišljenja da će sam proces biti dug i iscrpljujući, da neće postojati nikakve realne koristi od uspostavljenog sistema, da će zaposleni organizacije gubiti dragoceno vreme na popunjavanje  “bespotrebne papirologije” i sl.

Na stvaranje negativnog publiciteta samog procesa uvođenja ISO standarda uticale su brojne stvari kao što su loša iskustva organizacija koje su uspostavlile neki od sistema upravljanja: preobimna dokumentacija sistema, prilagođavanje odnosno menjanje postojećeg načina poslovanja organizacija zarad ispunjavanja zahteva standarda, kao i preoterećenost zaposlenih koji su angažovani na održavanju sistema.

Iskustva zaposlenih naše firme, kao i zaposlenih u organizacijama naših klijenata su ipak malo drugačija. Postojanje merljivih efekata  uvođenja ISO  standarda, koje kao rezultat imaju unapređenje ukupnog poslovanja organizacije su i više nego dovoljan dokaz korisnosti poslovanja usklađenog sa zahtevima standarda.

Na osnovu naših iskustava iz prakse, u narednom delu želimo da Vas upoznamo sa eventualnim problemima sa kojima se možete susreti prilikom uvođenja standarda i da Vam damo odgovore za eventualne nedoumice koje možete imati.

Donošenje odluke o uvođenju ISO 14001 standarda?

Donošenje odluke o uvođenju ISO 14001:2015 standarda mora predstavljati stratešku odluku organizacije. Tokom sprovođenja aktivnosti uvođenja sistema upravljanja žaštitom životne sredine, baš kao i prilikom uvođenja bilo kog sistema upravljanja, mora da postoji snažna podrška najvišeg rukovodstva,  jer bez nje nema sistema, već  definisana pravila poslovanja ostaju samo “na papiru”.

Svima nama je veoma poznato da je u savremenom poslovanju uvođenje standarda jedan od najčešćih zahteva određenih tendera, a vrlo često i njihov eliminacioni uslov.

Ukoliko je namera najvišeg rukovodstva samo uvođenje standarda zarad dobijanja  sertifikata koji će ispunjavati uslove određenog tendera, onda će isti i služiti samo kao “uramljeni papir na zidu”. Na taj način organizacija svakako neće biti u mogućnosti  da spozna prave i realne koristi od uspostavljenog sistema, jer sistem neće ni postojati.

 Obim dokumentacije sistema upravljanja zaštitom životne sredine?

Obim dokumentacije sistema zaštite životne sredine zavisi od predmetne oblasti poslovanja organizacije, njene veličine i složenosti poslovnih procesa.

Međutim, bez obzira na delatnost, veličinu, složenost i vrstu poslova koje određena organizacija obavlja, obim dokumentacije MORA biti sveden na njene realne potrebe. Dokumentacija sistema upravljanja, NE SME bespotrebno opteretiti njene neposredne korisnike, i MORA se ograničiti samo na dokumentaciju koju realno zahteva izvršavanje svakodnevnih radnih zadataka, postojeći zahtevi standarda, kao i rigorozni zahtevi aktuelne zakonske regulative.

Veoma čest slučaj u praksi je da organizacije prilikom donošenja odluke za uvođenje ISO 14001 standarda, već posluju u skladu sa zahtevima standarda ISO 9001.

ISO 9001 standard je osnovni i bazni standard, koji poseduje određene „opšte zahteve standarda“ koje poseduju i ostali standardi (zahtevi koji se odnose na upravljačke procese, odnosno upravljanje dokumentima i zapisima, upravljanje ljudskim resursima, sprovođenje internih provera sistema, povlačenje korektivnih i preventivnih mera, preispitivanje od strane rukovodstva )

Iz tog razloga je upravo i najpogodnije  kreirati integrisani menadžment sistem u organizacijama koje posluju u skladu sa ISO 9001 standardom,  odnosno prilagoditi/ proširiti postojeću dokumentaciju samo za potrebe ispunjavanja pojedinih zahteva ISO 14001 standarda.

Prilikom definisanja neophodnog obima dokumentacije od velike pomoći Vam može biti iskustvo, znanje i kreativnost partnera koji će biti angažovani na implementaciji standarda.

Angažovanje zaposlenih prilikom uvođenja ISO 14001 standarda?

Prilikom uvođenja ISO 14001 standarda, organizacije moraju da imenuju predstavnika rukovodstva, odnosno osobu koja je deo najvišeg rukovodstva i koja će  morati da preuzme odgovornosti i ovlašćenja koji se odnose na uvođenje i održavanje sistema upravljanja zaštitom životne sredine.

Pored predstavnika rukovodstva, bilo bi od koristi da organizacije imenuje tim ljudi koji će bez obzira na svoje druge odgovornosti, aktivno učestvovati u implementaciji i primeni sistema. Prilikom odabira tima ljudi organizacija mora voditi računa o tome da isti moraju biti iz različitih organizacionih jedinica/procesa.

Zavisno od predmetne oblasti poslovanja organizacije, a u skladu sa aktuelnom važećom regulativom, ponekada je potrebno i imenovati i posebnu osobu koja poseduje odgovarajuće licence i sertifikate koja će preuzeti odgovornost za kontrolu i sprovođenje pojedinih aktivnosti zaštite od ekoloških incidenata i rizika  (npr. potreba za imenovanjem odgovornog savetnika za hemikalije, operatera saveso postojenja i sl.)

Osnovni problem na koji se nailazi u praksi jeste taj da u organizacijama nisu  jasno definisane odgovornosti i ovlašćenja svih zaposlenih po pitanju primene uspostavljenog sistema upravljanja zaštitom životne sredine.

Osnovni zadatak predstavnika rukovodstva je da kontroliše primenu uspostavljenog sistema, nasuprot mnogo postojećih primera u praksi da “juri ljude da mu popunjavaju papire”. Svi članovi tima kao obavezu imaju da svojim podređenim zaposlenima predoče sve zahteve primene sistema i obuče ih za pravilnu primenu dokumentacije. Odgovornost za primenu sistema u svakoj organizacionoj jedinici/ procesu je na imenovanom vlasniku procesa.

Finansijska ulaganja?

Za razliku od  ISO 9001 standarda, čija implementacija ne zahteva nikakva finansijska ulaganja u infrastrukturu ili resurse organizacije (poslovne ili proizvodne prostorije, zaposlene, opremu i sl.), uvođenje ISO 14001 ipak zahteva izvesna finansijska ulaganja. Međutim veoma je važno napomenuti da potreba za ulaganjem izvesnih finansijskih sredstava ipak nije uslovljena samim standardom, već aktuelnom zakonskom regulativom, čija je primena strogo zahtevana pojedinim zahtevima ISO 14001 standarda.

U našoj zemlji postoji rigorozan set zakonskih propisa koji se odnose na oblast zaštite životne sredine. Uvođenje ISO 14001 standarda podrazumeva i prepoznavanje i inkorporiranje svih zahteva zakonske regulative koji se odnose na predmetnu oblast poslovanja organizacije.

Samim tim, zavisno od delatnosti i veličine organizacije, postojaće i određeni zahtevi za finansijskim ulaganjima u smislu reorganizacije poslovnih ili proizvodnih prostorija, angažovanja ovlašćenih firmi za sprovođenje merenja pojedinih aspekata životne sredine (isparenja, parametara zagađenosti otpadnih voda odnosno određivanja propisanih sadržaja organskih materija u otpadnim vodama i sl.), angažovanja ovlašćenih firmi  za dobijenja integrisanih dozvola i sprovođenja aktivnosti strateške procene uticaja na životnu sredinu, angažovanje ovlašćenih firmi – operatera,  za sprovođenje  aktivnosti preuzimanja i transporta otpadnih materija i sl.

Kako napraviti pravi izbor partnera koji će raditi na implemetaciji standarda?

Kada se ukaže potreba za uvođenjem ISO 14001  standarda, najbitnija odluka koja stoji pred organizacijama je izbor adekvatnog partnera koji će biti angažovan na implementaciji standarda.

Realna situacija na našem tržištu je da postoji veliki broj firmi koji se bave implementacijom nekog od sistema upravljanja, sa različitim metodologijama rada, načinom rada i  cenama, što pred organizacije svakako stavlja težak zadatak.

Prilikom donošenja odluke o izboru partnera koji će biti angažovani na implementaciji standarda, organizacije pored definisane cene projekta svakako trebaju da uzmu u obzir i:

• Znanje i profesionalno iskustvo članova projektnog tima partnera
• Referentnu listu
• Definisanu metodologiju rada (predviđeni obim dokumentacije, primena procesnog pristupa i sl.)
• Očekivanu posvećenost članova projektnog tima (očekivani vremenski okvir trajanja projekta, predviđeni broj poseta članova projektnog tima Vašoj organizaciji i sl.)

Realne koristi od uvođenja ISO 14001 standarda?

Naše iskustvo,  kao i iskustvo naših klijenata ukazuje na činjenicu da  postoje velike koristi od adekvatno i pravilno uspostavljenog sistema upravljanja zaštitom životne sredine.

S obzirom na već pomenutu činjenicu o postojanju veoma rigorozne i obimne zakonske regulative koja se odnosi na oblast zaštite životne sredine, možda i najveću korist organizacijama prilikom uvođenja 14001 standarda predstavlja i tumačenje zakonske regulative od strane odabranih partnera za uvođenje standarda i ukazivanje na eventualne nedostatke ili propuste organizacije.

Veoma bitna stavka prilikom uvođenja ISO 14001 standarda, možda čak i najbitnija je postojeći pristup samom procesu implementacije. Pravi efekti od uspostavljenog i primenjivanog sistema upravljanja mogu postojati jedino ukoliko se pristup rada zasniva na inkorporiranju zahteva standarda i njihovog prilagođavanja postojećem načinu rada organizacija, a ne obratno promeni postojećeg načina poslovanja zarad ispunjenja zahteva standarda.

Kroz primenu PDCA metodologije, poštovanje dobrih strana poslovanja organizacije i njihovog usvajanja kao primera dobre prakse, osmišljavanja i definisanja mogućnosti za unapređenje, tamo gde se ukaže prilika ili potreba, organizacije će imati dobru osnovu za postizanje dugoročnog ekonomskog prosperiteta.

Najveće koristi od uspostavljanja i primene ISO 14001 standarda svakako ima najviše rukovodstvo organizacije.

Na osnovu pravilno uspostavljenog sistema, biće omogućeno postizanje efikasnijeg i efektivnijeg poslovanja, i to kroz potpunu primenu zahteva aktuelne zakonske regulative, jasno definisanje aspekata i uticaja na životnu sredinu, sprovođenje redovnih postupke praćenja i merenja ključnih karakteristika svojih operacija koje mogu da imaju značajan uticaj na životnu sredinu, praćenje učinka zaštite životne sredine (EPI), odgovornosti i ovlašćenja za sve neposredne izvršioce u organizaciji i poštovanje definisanih pravila poslovanja.

Na taj način,  organizacije će dobiti razvijeni sistem kontrole i izveštavanja, na osnovu koga će najviše rukovodstvo moći da donosi pravovremene i efektivne odluke, a samim tim i  da utiče na  dalji uspešan razvoj i unapređenje poslovanja.