Najčešći problemi i nedoumice oko uvođenja ISO 9001 standarda

Najčešća shvatanja ljudi u savremenom poslovanju koja se vezuju za proces uvođenja ISO standarda svode se na mišljenja da će sam proces biti dug i iscrpljujući, da neće postojati nikakve realne koristi od uspostavljenog sistema, da će zaposleni organizacije gubiti dragoceno vreme na popunjavanje “bespotrebne papirologije” i sl.

Na stvaranje negativnog publiciteta samog procesa uvođenja ISO 9001:2015 standarda uticale su brojne stvari kao što su loša iskustva organizacija koje su uspostavlile sistem, preobimna dokumentacija sistema, prilagođavanje odnosno menjanje postojećeg načina poslovanja organizacija zarad ispunjavanja zahteva standarda, kao i preoterećenost zaposlenih koji su angažovani na održavanju sistema.

Iskustva zaposlenih naše firme, kao i zaposlenih u organizacijama naših klijenata su ipak malo drugačija. Postojanje merljivih efekata uvođenja ISO 9001 standarda, koje kao rezultat imaju unapređenje ukupnog poslovanja organizacije su i više nego dovoljan dokaz korisnosti poslovanja uskladjenog sa zahtevima standarda.

Na osnovu naših iskustava iz prakse, u narednom delu želimo da Vas upoznamo sa eventualnim problemima sa kojima se možete susreti prilikom uvođenja standarda i da Vam damo odgovore za eventualne nedoumice koje možete imati.ž

Donošenje odluke o uvođenju ISO 9001 standarda?

Donošenje odluke o uvođenju ISO 9001 standarda mora predstavljati stratešku odluku organizacije. Tokom sprovođenja aktivnosti uvođenja sistema upravljanja kvalitetom, mora da postoji snažna podrška najvišeg rukovodstva, jer bez nje nema sistema, već definisana pravila poslovanja ostaju samo “na papiru”.

Svima nama je veoma poznato da je u savremenom poslovanju uvođenje standarda jedan od najčešćih zahteva određenih tendera, a vrlo često i njihov eliminacioni uslov.

Ukoliko je namera najvišeg rukovodstva samo uvođenje standarda zarad dobijanja sertifikata koji će ispunjavati uslove određenog tendera, onda će isti i služiti samo kao “uramljeni papir na zidu”. Na taj način organizacija svakako neće biti u mogućnosti da spozna prave i realne koristi od uspostavljenog sistema, jer sistem neće ni postojati.

Obim dokumentacije sistema upravljanja kvalitetom?

Obim dokumentacije sistema upravljanja kvalitetom zavisi od veličine i složenosti poslovnih procesa organizacije.
Međutim, bez obzira na veličinu, složenost i vrstu poslova koje određena organizacija obavlja, obim dokumentacije MORA biti sveden na njene realne potrebe. Dokumentacija sistema upravljanja kvalitetom, NE SME bespotrebno opteretiti njene neposredne korisnike, i MORA se ograničiti samo na dokumentaciju koju realno zahteva izvršavanje svakodnevnih radnih zadataka.

Prilikom definisanja neophodnog obima dokumentacije od velike pomoći Vam može biti iskustvo, znanje i kreativnost partnera koji će biti angažovani na implementaciji standarda.

Angažovanje zaposlenih prilikom uvođenja ISO 9001 standarda?

Prilikom uvođenja ISO 9001 standarda, organizacije moraju da imenuju predstavnika rukovodstva za kvalitet, odnosno osobu koja je deo najvišeg rukovodstva i koja će morati da preuzme odgovornosti i ovlašćenja koji se odnose na uvođenje i održavanje sistema kvaliteta.

Pored predstavnika rukovodstva za kvalitet, obaveza organizacije je i da imenuje tim ljudi koji će bez obzira na svoje druge odgovornosti, aktivno učestvovati u implementaciji i primeni sistema. Prilikom odabira tima ljudi organizacija mora voditi računa o tome da isti moraju biti iz različitih organizacionih jedinica/procesa.

Osnovni problem na koji se nailazi u praksi jeste taj da u organizacijama nisu jasno definisane odgovornosti i ovlašćenja svih zaposlenih po pitanju primene uspostavljenog sistema upravljanja kvalitetom.

Osnovni zadatak predstavnika rukovodstva za kvalitet je da kontroliše primenu uspostavljenog sistema, nasuprot mnogo postojećih primera u praksi da “juri ljude da mu popunjavaju papire”. Svi članovi tima kao obavezu imaju da svojim podređenim zaposlenima predoče sve zahteve primene sistema i obuče ih za pravilnu primenu dokumentacije. Odgovornost za primenu sistema u svakoj organizacionoj jedinici/ procesu je na imenovanom vlasniku procesa.

Finansijska ulaganja?

Uvođenje ISO 9001 standarda ne zahteva nikakva finansijska ulaganja u infrastrukturu ili resurse organizacije (poslovne ili proizvodne prostorije, zaposlene, opremu i sl.). Finansijska ulaganja u infrastrukturu ili resurse uslovljena su aktuelnom zakonskom regulativom naše zemlje, a ne zahtevima standarda.

Uvođenje ISO 9001 standarda podrazumeva i prepoznavanje i inkorporiranje svih zahteva zakonske regulative koji se odnose na predmetnu oblast poslovanja organizacije. Samim tim, zavisno od delatnosti i veličine organizacije, postojaće i određeni zahtevi za finansijskim ulaganjima u smislu reorganizacije poslovnih ili proizvodnih prostorija, angažovanja ovlašćenih firmi za sprovođenje procene rizika radnih mesta i ispitivanja uslova radne sredine, periodičnih pregleda opreme za rad i sl.

Kako napraviti pravi izbor partnera koji će raditi na implemetaciji standarda?

Kada se ukaže potreba za uvođenjem ISO 9001 standarda, najbitnija odluka koja stoji pred organizacijama je izbor adekvatnog partnera koji će biti angažovan na implementaciji standarda.

Realna situacija na našem tržištu je da postoji veliki broj firmi koji se bave implementacijom nekog od sistema upravljanja, sa različitim metodologijama rada, načinom rada i cenama, što pred organizacije svakako stavlja težak zadatak.

Prilikom donošenja odluke o izboru partnera koji će biti angažovani na implementaciji standarda, organizacije pored definisane cene projekta svakako trebaju da uzmu u obzir i:

• Znanje i profesionalno iskustvo članova projektnog tima partnera
• Referentnu listu
• Definisanu metodologiju rada (predviđeni obim dokumentacije, primena procesnog pristupa i sl.)
• Očekivanu posvećenost članova projektnog tima (očekivani vremenski okvir trajanja projekta, predviđeni broj poseta članova projektnog tima Vašoj organizaciji i sl.)

Realne koristi od uvođenja ISO 9001 standarda?

Naše iskustvo, kao i iskustvo naših klijenata ukazuje na činjenicu da postoje velike koristi od adekvatno i pravilno uspostavljenog sistema upravljanja kvalitetom.

Veoma bitna stavka prilikom uvođenja ISO 9001 standarda, možda čak i najbitnija je postojeći pristup samom procesu implementacije. Pravi efekti od uspostavljenog i primenjivanog sistema upravljanja mogu postojati jedino ukoliko se pristup rada zasniva na inkorporiranju zahteva standarda i njihovog prilagođavanja postojećem načinu rada organizacija, a ne obratno promeni postojećeg načina poslovanja zarad ispunjenja zahteva standarda.

Kroz primenu procesnog pristupa prilikom implementacije ISO 9001 standarda, poštovanja dobrih strana poslovanja organizacije i njihovog usvajanja kao primera dobre prakse, osmišljavanja i definisanja mogućnosti za unapređenje, tamo gde se ukaže prilika ili potreba, organizacije će imati dobru osnovu za postizanje dugoročnog ekonomskog prosperiteta.

Najveće koristi od uspostavljanja i primene ISO 9001 standarda svakako ima najviše rukovodstvo organizacije.

Na osnovu pravilno uspostavljenog sistema, biće omogućeno postizanje efikasnijeg i efektivnijeg poslovanja, i to kroz jasno definisanje procesa, njihovih međuzavisnosti, parametara njihove efektivnosti (KPI), odgovornosti i ovlašćenja za sve neposredne izvršioce u organizaciji i poštovanje definisanih pravila poslovanja.

Na taj način, organizacije će dobiti razvijeni sistem kontrole i izveštavanja, na osnovu koga će najviše rukovodstvo moći da donosi pravovremene i efektivne odluke, a samim tim i da utiče na dalji uspešan razvoj i unapređenje poslovanja.